التحيات :

أنت تكتب بريد الكتروني رسمي لذلك يجب أن يبدأ مثلاً ب عزيزي الدكتور(اسمه ) المحترم و تجنب استخدام الألقاب , بعدها يمكن أن تلقي التحية

و يمكن أن تتضمن بجملة افتتاحية للبريد مثل “أتمنى أن تكون بخير”

الفقرة الأولى :

ابدأها بمقدمة بسيطة عنك , اسمك و من أين أنت ؟

و ممكن أن تتناول بإيجاز مؤهلاتك و خبراتك و ما الدرجة التي تسعى للحصول عليها او الدرجة العلمية التي أكملتها بالفعل ؟

يمكن أن تتضمن “سأكون ممتناً لفرصة المناقشة معك حول مشاريع المختبر في المجال (اكتب مجال بحث الاستاذ و الذي تهتم به) و حول فرص الماجستير أو الدكتوراه المحتملة ” و تجنب استخدام المصطلحات العامية.

الفقرة الثانية :

يمكنك الكتابة عن بحثك السابق أو خبراتك العلمية أو مهارات أخرى ذات صلة بمجال بحث الاستاذ “عليك زيارة الموقع الرسمي للمختبر”

ثم اذكر انجازك على سبيل المثال إذا كان لديك معدل تراكمي جيد أو إذا حصلت على ميدالية ذهبية أو جائزة تفوق أو أي انجاز اخر تعتقد انه سيجعل ملفك الشخصي قوياً .

يمكن أن يكون الإنجاز هو منحة دراسية حصلت عليها في أي بلد آخر

اكتب الفقرة التي تعبر عن انجازك بالبنط العريض .

الفقرة الختامية :

هنا تحتاج إلى تحديد دوافعك و اهتماماتك في مختبر الاستاذ أو مجموعة البحث

بعد ذلك , يمكنك إظهار اهتمامك بشكل خاص في مجال معين

إذا كنت قد قمت ببعض الوظائف المتعلقة بالبحث او اذا كنت قد التحقت لأي مدرسة صيفية أو حظيت بفرصة تبادل ثقافي دولي . فاذكر ذلك بوضوح من حيث : ما هو العمل الذي قمت به / الذي تقوم به  في هذه الوظيفة ؟

إذا كان بعض أعماك البحثية قيد التنفيذ فاذكرها .

ثم أخيراً اذا أردت يمكنك التحدث عن الأدوات التي تجيدها و الاهتمامات التي تبحث عنها . على سبيل المثال إذا كنت جيدا في البرمجة فاذكر لغة البرمجة و مستوى خبرتك فيها.

أخبر البروفيسور أيضاً أنك رايت ملفه الشخصي و أن اهتماماتك البحثية تتطابق مع اهتماماته البحثية و اسأله بأدب ما إذا كان لديه منصب دكتوراه في مجموعة بحثية .

قم بإنهاء الفقرة بطلب مهذب للنظر في الخيار المفتوح , مثلاً “إن أمكن , أود أن أبدأ بالعمل على (اسم المشروع ) في مختبرك بدءاً من هذا الصيف “

قم بإنهاء البريد الالكتروني :

يمكنك الإشارة الى أن السيرة الذاتية مرفقة مع البريد الالكتروني

نصائح حول المراسلة عبر البريد الالكتروني :

• أرسل البريد للأساتذه خلال أيام الاسبوع وانتبه لأيام العطل الخاصة بالدولة المتواجدين فيها

• لا تستخدم أي نوع من الاختصارات و اللغات العامية

• لا تقم بإرفاق أي شيء إلا السيرة الذاتية  , لأن اضافة عدد كبير من الملفات يمكن أن ينتهي ببريدك الالكتروني الى مجلد الرسائل غير المرغوب بها

• يجب أن يكون البريد قصير وواضح و موجز دون تكرار تفاصيل سيرتك الذاتية بالكامل

• انتبه للقواعد النحوية و علامات الترقيم و الأخطاء الاملائية

• بعد اسبوعين , يمكن أن ترسل بريد الكتروني اخر للتذكير الى الاستاذ في حال لم تتلق أي رد

البريد الالكتروني المناسب هو الأساس للإشراف على البحث و المنح الدراسية

اجعل الانطباع الأول جيداً دائماً من خلال كتابة بريد رسمي موضحاً فيه أنك شخص مؤهل و مناسب للفرصة التي تتقدم لها